Nepřehledný Excel, rozházené soubory a složky plné faktur – tak vypadá realita mnoha malých firem. Chaotické řízení dokumentů a procesů však může být minulostí. Dnešní doba nabízí dostupná řešení, která dokážou proměnit i menší podnik v dobře organizovanou firmu. Jako mávnutím kouzelným proutkem.
Od chaosu k perfektní organizaci
Mnoho podnikatelů si myslí, že podnikový informační systém je záležitostí velkých korporací. Opak je pravdou. V dnešní době generují značné množství dat i ty nejmenší firmy a profesionální správa informací se stává podmínkou k přežití. Na druhou stranu není nutné hned investovat statisíce do komplexního řešení. Začátek může být jednoduchý – vhodně zvolený účetní systém.
Spousta moderních účetních programů dnes nabízí tzv. modulární řešení – tedy možnost postupně přidávat další funkce podle toho, jak roste firma a její potřeby. První krok může představovat fakturace a skladová evidence, později přibude například CRM modul pro správu vztahů se zákazníky a následně třeba pokročilé analýzy prodejů.
Proč kvalitní software tak důležitý?
Běžný den malého podnikatele je plný různorodých úkolů. Ranní kontrola objednávek, řešení dodávek zboží během dne, komunikace se zákazníky a večerní bilancování výsledků. Bez systému, který tyto informace propojuje, se ztrácí drahocenný čas přepínáním mezi různými programy a přepisováním údajů.
Kvalitní podnikový informační systém vnáší do každodenního chodu firmy značné výhody. V první řadě poskytuje okamžitý přehled o financích – není třeba čekat na měsíční uzávěrku pro zjištění aktuální situace. Systém také automaticky hlídá skladové zásoby a upozorní, když je potřeba doobjednat zboží. Díky evidenci zákaznických dat lze lépe porozumět jejich nákupnímu chování a historii.
Neocenitelnou funkcí je také možnost přesného určení produktů a služeb, které přinášejí nejvyšší marži. To usnadňuje strategické rozhodování. Reálná data pak v neposlední řadě pomáhají optimalizovat náklady napříč celou firmou.
Začít můžete postupně, ale hlavně to udělejte
Nejhorší je nedělat nic. I základní účetní software s možností rozšíření je lepší než složky plné papírů nebo chaotické Excelové tabulky. Podstatné je zvolit řešení, které bude moct růst společně s firmou.
Při výběru vhodného podnikového informačního systému proto zvažte několik zásadních aspektů. Především možnost postupného rozšiřování systému o další moduly podle rostoucích potřeb firmy. Neméně důležitá je náročnost zaškolení zaměstnanců – systém musí být uživatelsky přívětivý a intuitivní. Spolehlivá technická podpora ze strany dodavatele je pro bezproblémový provoz také naprosto nezbytná.
Nedílnou součástí komplexního servisu by mělo být pravidelné zálohování dat a jejich snadný export pro další zpracování. A jistě nebude od věci, když systém dokáže komunikovat s dalšími nástroji, jako je například firemní e-shop nebo specializované aplikace.
TIP: Jak úspěšně prodat firmu? Arfin.cz
